Foto: Foto: Scanpix/ stock.xchg/ Montage

Mejla smart – spara en timme om dagen

Uppd. 2010-09-17 09:43
 
 

Hur många mejl har du i din inbox just nu? Hur många skulle du kunna vara utan? E-postandet har blivit en tidstjuv och en stressfälla som få vet hur de ska hantera.

– Mejlen är något man förväntas kunna, men nästan ingen har gått någon utbildning. Det är många som känner att det börjar bli en arbetsmiljöfråga, säger Martin Höckenström, VD för Life Group, som håller kurser i mejlhantering.

Som om våra egna mejlruiner inte var stressande nog påverkas vi dessutom av den engelska och amerikanska mejlkuturen, där 500-600 mejl om dagen inte är en ovanlig skörd, menar Martin Höckenström.

– Det ligger i deras mejlkultur att bifoga kopia till alla. Om en person skickar ett mejl till dig bifogas också din chef för att vara säker på att du ska öppna. Det innebär att cheferna får ännu mer mejl.

Om du jämför en mobiltelefon som är 15 år gammal med en som är ny är det tydligt hur mycket som har hänt tekniskt, men mejlprogrammet från 1995 och 2010 är sig ganska lika.

I brist på smarta tekniska lösningar får du alltså ta itu med din mejlstress själv. Att automatiskt sortera in mejl från kontakter i personliga mappar är en sak som kan spara mycket tid snabbt.    

– Men det viktigaste är att bestämma själv när du hämtar posten, precis som när du går till brevlådan. Avsätt tid kanske två gånger om dagen när du läser och svarar på mejl. Om det är något som är akut så ringer de.

5 tips: Mejla smartare

Martin Höckenströms tips som kan spara dig en timme om dagen. Kommandona gäller Outlook, det vanligaste programmet på arbetsplatser, men motsvarande finns i de flesta mejlprogram.

1. Hämta eposten när det passar dig – Gå till "arkiv" på menyraden och klicka på "arbeta offline". När du vill hämta posten klicka på "skicka och ta emot".

2. Stäng av ljus och notifikationer – Finns på menyraden under "verktyg" – "alternativ" – "avancerade alternativ". 

3. Använd automatiska regler för inkommande e-post. Till exempel kan du se till att alla mejl från en person kommer till en viss mapp.

4. Var proaktiv och minska mängden meddelanden. Avregistrera dig från nyhetsbrev du aldrig läser. Finns oftast en länk för avregistrering nederst i dessa nyhetsbrev. Fundera om epost verkligen är den bästa kommunikationsvägen för detta ärende.

5. När du står som kopia (CC) – betyder vanligen att detta är för din information. Skapa en mapp som heter "för information" och lägg meddelandet där. Använd gärna snabbkommando genom tangentkombinationen "CTRL+Shift+V" (flytta objekt till). Gå igenom denna mapp när det passar dig, kanske en gång per vecka.

Tomas Lundin

På jobbet

Här hittar du fler artiklar som berör ämnet På jobbet

Rekryteraren: Här är de 5 vanligaste frågorna jag får i mitt yrke

Rekryteraren: Här är de 5 vanligaste frågorna jag får i mitt yrke

Funderingar om konkurrens i form av andra kandidater och frågor om företagets förmåner är något som Johanna Wadsten ofta får höra.

Vad gör HR egentligen? Och vem har ansvar för arbetsmiljön?

Vad gör HR egentligen? Och vem har ansvar för arbetsmiljön?

Varför kallas personalavdelningen för HR nu för tiden, och vad gör de? Och vem har ansvaret för arbetsmiljön på en arbetsplats?

Retorikern: Så stoppar du härskartekniker på jobbet

Retorikern: Så stoppar du härskartekniker på jobbet

En nedlåtande chef eller en kollega som ointresserat tittar på telefonen när du pratar – härskartekniker kan existera på alla arbetsplatser.

5 tecken på att du jobbar på en dålig arbetsplats

5 tecken på att du jobbar på en dålig arbetsplats

Kollegor som slutar, en rädsla för chefen och en vilja att lämna kontoret så fort klockan slår 17.00. Känner du igen dig?

Fler artiklar inom På jobbet