Trött på möten? Så gör du dem effektivare

En tjänsteperson spenderar ungefär en tredjedel av arbetstiden i möten. Men hälften av timmarna är förmodligen bortkastade. Så vad kan vi göra åt saken? Micke Darmell på gr8 meetings tipsar.

1. Planera
Utan planering är det svårt att hålla ett bra möte. Avsätt tid i kalendern för att ta fram en agenda, syfte och mål. Syftet svarar på frågan: varför har vi mötet? Målet svarar på frågan: vad ska vi prestera?

2. Kommunicera
Ett vanligt misstag är att syfte och mål inte kommuniceras i kallelsen till mötet. Oftast är det självklart för mötesledaren själv, medan deltagarna inte har någon aning. Men det går inte att ha ett effektivt möte om folk inte vet varför de är där och kan förbereda sig på rätt sätt.

3. Hälsa på alla
Om du är mötesledare bör du vara klar med alla förberedelser fem minuter innan mötet börjar så att du kan hälsa på alla, kanske sätta på lite musik och skapa en informell stämning. Människor behöver bli sedda och bekräftade direkt, annars blir vi lätt passiva och oengagerade.

4. Spelregler
Kom överens om regler för mötena. Till exempel ”vi ska ge varandra energi, vara förberedda och komma i tid”. Att ge energi är inget det brukar pratas om i mötessammanhang. Men det är alltså raka motsatsen till att sitta och vara gnällig och negativ, vilket kan förstöra vilket möte som helst.

5. Telefonförbud
Oftast har deltagarna telefonerna på och kan inte låta bli att kolla dem, även om ljudet är avstängt. Det är ett stort effektivitetshinder. Förbjud telefoner i mötesrummet. Vid hel- eller halvdagsmöten bör det avsättas en kvart mitt i för att svara på meddelanden. Annars blir deltagarna lätt stressade.

6. Håll agendan
Under ett möte är det vanligt att få nya idéer och börja prata om helt andra saker. Då är det mötesledarens ansvar att föra samtalet tillbaka till ämnet. Det är också bra att ha en uttalad gemensam regel om att försöka hålla agendan.

7. Korta tiden
Många bokar entimmesmöten av bara farten. I en del organisationer är till och med 3,5 timmar standard. Pröva att ha kortare möten. Det värsta som kan hända är att tiden inte räcker till, och då får det bli ett längre nästa gång. Människor är sociala, och därför brukar möten ta precis så lång tid som vi avsätter till dem.

8. Mötesmiljön
Miljön är mycket viktigare än de flesta tror. Mötesrummet ska helst ha både sitt- och ståbord som ni kan växla mellan. Många har ryggproblem, och de flesta tänker bättre när vi står eller går. Ska mötet hållas i en spexig lokal med bollhav eller saccosäckar är det bra att tala om det innan, annars kan deltagarna känna sig överraskade och obekväma.

9. Summera
Gör en vana av att summera mötet. Vad har bestämts, vem ska göra vad och till när? Strunta i långa anteckningar, det är det ändå ingen som orkar läsa. Direkt efter mötet bör du också avsätta tid i kalendern för de uppgifter ni kommit överens om att du ska utföra.

10. Reflektera
I slutet bör gruppen reflektera över vad som gjordes bra under mötet, vad som var mindre bra och vad som bör göras nästa gång. Att ta upp det som var bra innebär också att vi ger varandra beröm, vilket många organisationer är dåliga på. Gör även en privat reflektion. Hur var just du som mötesledare eller deltagare?