Så blir du mer effektiv på jobbet

Hur du organiserar ditt arbete spelar stor roll för hur mycket du får gjort och hur mycket energi du måste lägga ner på det. Här kommer tio tips från effektivitetscoachen Patrik Sandberg på Företagscoach Sandberg.

1. Tydliga mål
Forskning visar att prestationen ökar om du har tydliga, personliga och nerskrivna mål. Vad är målet med ditt arbete? Skriv ner det och påminn dig själv på olika sätt, till exempel med lappar och bilder. Bryt också ner målet i delmål, då känns det inte lika svårt att uppnå.

2. Planera
När du planerar ditt arbete ska du alltid svara på 6 frågor. Vilka är dina mål? Vad behöver göras för att målen? Vilka uppgifter är viktigast? Hur lång tid tar de enskilda aktiviteterna? När skall de utföras? Hur stor tidsbuffert måste du lägga in?

3. Lägg in i kalendern
Avsätt tid i kalendern för alla dina arbetsuppgifter. Lägg även in tid för planeringen i sig, och förberedelser för möten eller presentationer. Ge dig själv marginaler, saker tar nästan alltid längre tid än du tror. Med tydlig planering kan du också se om du har tid att ta på dig nya arbetsuppgifter.

4. Start och slut
De flesta uppgifter utförs inte på en dag. Lägg in både startdatum och slutdatum i kalendern eller att-göra-listan. Alltså, den dag uppgiften senast måste påbörjas, och när den måste vara klar. Många är bra på att anteckna deadlines, men glömmer att planera in ett startdatum.

5. Parkera
Hjärnan blir trött av att försöka hålla reda på en massa saker samtidigt. Skriv omedelbart ner nya arbetsuppgifter. Annars är det lätt hänt att du blir stressad och hela tiden funderar på om du glömt något, och förmodligen gör det också.

6. Turbostart på dagen
Avsluta varje dag med att planera inför morgondagen. Bestäm vilka tre uppgifter som är viktigast och lägg fram dem på skrivbordet. En bra måttstock på vilka uppgifter som ska prioriteras är att de måste utföras inom 48 timmar och bara kan utföras av dig. Ta sedan itu med dem det första du gör på morgonen.

7. Små uppgifter
Små uppgifter är sådana som tar mindre än en halvtimme att genomföra. Ofta släpper vi dem för att vi prioriterat större saker. Bunta ihop små uppgifter och avsätt en viss tid varje dag eller vecka för att beta av dem. På så sätt undviker du att de samlas på hög eller inte blir gjorda i tid.

8. Vänta inte på andra
Sitter du och väntar på att kollegorna ska ta initiativ? Gör inte det. Agera proaktivt, och utgå alltid från att andra väntar på dig. Kommunicera. Ställ frågor, ta reda på vad som är klart, vad som hänger i luften, och vad du kan göra härnäst.

9. Undvik avbrott
När du blivit avbruten tar det cirka 90 sekunder att komma in i arbetsuppgiften igen. Minimera antalet avbrott och distraktioner. Läs inte nya meddelanden så fort de dyker upp - stäng av notifikationerna på mailen eller telefonen om frestelsen är för stor. Världen går oftast inte under för att du inte svarar på en timme.

10. Ge inte upp
Att skapa nya vanor är jobbigt för hjärnan, så ge inte upp för tidigt. Kom ihåg att det tar ungefär tre veckor innan en ny vana börjar kännas naturlig. Försök inte heller lägga dig till med för många nya vanor på en gång. Börja med två, det är lagom.