Mejlmisstagen vi stör oss på

Hur bra är du egentligen på att skriva mail? Här är sju vanliga misstag som kan leda till missförstånd, eller reta gallfeber på kunder och kollegor. Retorikexperten och föreläsaren Nina Buchaus tipsar.

1. Otydlig ämnesrad

Ämnesraden bör vara kort och tydlig och innehålla det viktigaste mottagaren behöver veta. Byt ämnesrad om konversationen glider in på ett nytt ämne, det gör det enklare att överblicka meddelandena i inboxen. Och skriv inte hela meddelandet i ämnesraden, även om det är kort. Det är lätt att missa och kan framstå som nonchalant, som du inte orkat bry dig om att skriva ett riktigt mail.

2. Otrevlig inledning

Hur skulle du känna om en person inte sa ”hej” när ni inleder en konversation utan bara gick rakt på sak? Förmodligen som rätt otrevlig. Samma sak gäller e-post. Om du startar en ny konversation, inled med en trevlig fras, till exempel ”hej, och tack för mötet senast”, eller ”hej, hoppas helgen varit bra”. Det väcker förtroende och välvilja, och tar inte speciellt lång tid.

3. Långrandigt

När du hälsat, kom till saken. Var tydlig med vad du vill, och lägg den viktigaste informationen först. Uttryck dig kort och koncist, och använd gärna rubriker och listor. Det visar att du respekterar mottagarens tid, och minskar risken för missförstånd. Undvik också att vidarebefordra långa mailkonversationer. Sammanfatta istället det viktigaste och förklara vad du vill att mottagaren ska göra med informationen.

4. Du låter som du skriker

Skriver du hela ord eller meningar med bara stora bokstäver? Använder du flera utropstecken eller frågetecken på raken? Det uppfattas lätt som att du ”skriker”. Försök skära ner på antalet utropstecken över lag, de ska markera sådant som är extra viktigt, men om de används överallt går poängen förlorad. Däremot är det bra att fetmarkera stycken med extra viktig information för att den ska bli lättare att hitta.

5. Låter bli att svara

När vi har ont om tid, eller inte vet vad vi ska svara, kanske vi låter bli helt. Men det är både onödigt och nonchalant. Avsändaren sitter förmodligen och undrar om mailet kommit fram. Återkoppla helst samma dag. Det räcker med att skriva ”Hej, jag måste fundera, återkommer inom två dagar.” Eller slå på autosvar. Kom också ihåg att det är hundra gånger otrevligare att ignorera en förfrågan än att tacka nej.

6. Slarvar med filer

När du bifogar filer, skriv att du gör det. Till exempel: ”nu bifogar jag tre filer som handlar om det här och det här”, eller ”se bifogat dokument”. Annars är det lätt hänt att mottagaren missat att du bifogat en fil, eller letar efter den på fel ställen. Bifoga inte heller för stora filer, lägg dem istället någonstans där mottagaren kan ladda ner dem. Det finns massor av smidiga tjänster för det på nätet.

7. Slapp avslutning

Avsluta med något vänligt, i stil med ”det ska bli kul att jobba tillsammans”, eller ”tack för all hjälp”, och ”vänliga hälsningar”, eller ”allt gott”, följt av ditt namn. Gör inte bara ett snedstreck. Slarva inte heller med kontaktuppgifter, som e-postadress och mobilnummer. Folk letar ofta efter dem i slutet av mail. Kort sagt - börja och avsluta alltid mail i positiv anda, även om det kanske är kämpiga saker i mitten.