Nio sätt att bli mer effektiv - på jobbet och i vardagen
Håll inte saker i huvudet, ha inte allt i kalendern, och sätt mål för det du gör. Pontus Axelsson, expert på GTD, Getting Things Done - en metodik för personlig produktivitet, tipsar om hur du blir mer effektiv.
1. Skapa listor och påminnelser
Att hålla saker i huvudet kräver energi och kan vara stressande. Skriv ner allt du behöver göra i listor och kalendern. Det kan vara på telefonen eller datorn, men också något i omgivningen, som att ställa soporna vid dörren så att du kommer ihåg dem på vägen ut.
2. Ha inte allt i kalendern
Använder du kalendern för att hålla reda på allt? Då blir den svår att överblicka, och du måste lägga tid på att flytta uppgifter som inte blivit gjorda. Placera istället uppgifter som inte är tidsbundna i en aktivitetslista, medan kalendern bara innehåller sådant som behöver göras en viss tid eller dag.
3. Gör listor för olika situationer
Samlar du alla uppgifter i enda aktivitetslista? Risken är att den blir lång och tar tid att gå igenom. Gör listor baserade på olika platser och situationer istället. Till exempel: ”på stan”. När du väl är på stan räcker det med att kolla den listan.
4. Bestäm vad nästa steg är
Har du ett projekt som kört fast eller inte rör sig framåt som du vill? Identifiera vad nästa aktivitet är. Något måste alltid vara nästa steg och när du väl hittat det är det en enkel sak att komma igång igen. Om du inte kan hitta nästa aktivitet - be någon om hjälp.
5. Håll koll på vad du väntar på
Ofta är vi beroende av andra för att komma vidare, som att någon ska fatta ett beslut, skicka information eller återkomma om mötestid. Gör därför en speciell lista för saker du väntar på att andra ska göra. Gå regelbundet igenom listan, bocka av det som är avklarat, och påminn dem du väntar på.
6. Skjut inte upp småsaker
Många skjuter upp småsaker till ett senare tillfälle och listorna bara växer. Ta itu med småsakerna på en gång. Inom GTD-metodiken finns en regel som säger att alla uppgifter som tar mindre än två minuter, och som kan utföras i situationen du befinner dig, ska utföras direkt.
7. Håll fokus
Hjärnan är inte byggd för att göra flera saker samtidigt. Fokusera på en uppgift i taget, och se till att du gjort meningsfulla framsteg innan du växlar till en ny. Undvik distraktioner, som notifikationer från mail, telefon och sociala medier. Saker du försöker hålla i huvudet kan också störa, vilket är ytterligare en anledning till att skriva ner dem.
8. Ha ett mål
Om du gör något utan att riktigt veta varför riskerar du att fokusera på fel saker. Fundera på vad målet med varje aktivitet är. Till exempel: vad är målet med den här konferensen? Är det att alla får viss information, eller att vi lär känna varandra? Och vad krävs för att vi ska nå dit? Då blir det enklare att se vilka aspekter av konferensen som är viktigast.
9. Rensa inkorgen
Blir du distraherad eller stressad av alla mail i inkorgen? Se till att regelbundet tömma den helt. Skapa två mappar, en för mail du behöver göra något med, och en arkivmapp. Sortera in alla mail i mapparna, eller radera dem. Om det är oklart vad du ska göra med ett mail – fråga avsändaren.
