Office Manager till Wallenberg Foundations

Vad kan vi erbjuda dig?

Har du erfarenhet av större flyttprojekt och trivs i en bred roll med många olika ansvarsområden kan denna roll vara något för dig! I rollen som Office Manager kan du förvänta dig en varierad vardag där bygga struktur och processer hamnar mycket i fokus. Wallenberg Foundations administrerar anslags- och stiftelseverksamheten för samtliga Wallenbergstiftelser. Wallenbergstiftelserna omfattar 16 allmännyttiga stiftelser som grundats och vars kapital donerats av – eller bildats genom insamling till hedrande av – medlemmar i familjen Wallenberg. Stiftelserna finansierar excellenta forskare och forskningsprojekt samt utbildning med landsgagneligt fokus och har anslagit drygt 37 miljarder kronor sedan 1917, varav närmare elva miljarder de senaste fem åren. . Organisationen är inne i en spännande utvecklingsfas och står inför ett omfattande flyttprojekt där du blir en nyckelperson.

Som Office Manager ansvarar du för den dagliga driften på kontoret inklusive personalansvar för receptionen. Rollen inkluderar ansvar för leverantörer, upphandlingar, omförhandlingar och projektledning av kommande flytt. Du kommer även ges möjlighet att arbeta med olika HR initiativ och skapa och bygga olika processer kring det. Vi är en mindre organisation med omkring 40 medarbetare där du fungerar mycket som en brygga mellan de olika verksamhetsområdena.

Som Office Manager har du en internt mycket betydelsefull roll. Huvudsakliga arbetsuppgifter för rollen initialt är bland andra:

  • Utveckla och driva kontorsrelaterade frågor och processer
  • Leda och kravställa kring det kommande omfattande flyttprojektet i samarbete med extern projektgrupp
  • Ansvara för avtal, omförhandlingar, upphandlingar, överseende av teknik, etc
  • Stöd och coachning till organisationens chefer
  • Kompetenskartläggning och utvecklingsinsatser inom HR
  • Driva olika Employer Branding initiativ

Vem vi söker:

Vi söker dig som brinner för Office Management och projektledning och som har god erfarenhet av liknande tjänst i mindre verksamhet sen tidigare. Du behöver även ha erfarenhet av relocation/flyttprojekt och processutveckling, samt ha intresse för och erfarenhet av HR arbete. Du trivs med att vara ansiktet utåt, skapa relationer och bygga förtroende hos människor. Att arbeta proaktivt, strukturerat och vara välorganiserad ligger i din natur, samtidigt som du har hög integritet och gott självledarskap.

Som person är du utåtriktad, tillmötesgående och har ett stort driv med god kommunikationsförmåga och ett lösningsorienterat förhållningssätt. Du är dokumenterat duktig på att driva egna projekt och har förmågan att självständigt fatta beslut i olika situationer.

Vi tror att du har en akademisk utbildning inom Business Management/Projektledning samt besitter goda kunskaper i olika affärssystem och Office 365. Då vi verkar i en internationell kontext krävs mycket goda kunskaper i svenska och engelska.

Om ansökan

I denna process samarbetar Wallenberg Foundations AB med Jurek Business Support. Urval och intervjuer kommer hanteras löpande, så är du den vi letar efter – sök redan idag. Du är mer än välkommen att höra av dig med eventuella frågor till ansvarig rekryteringskonsult Susanne Waering på [email protected].

Vill du läsa mer om Wallenberg Foundations AB? Klicka dig vidare här: www.wfab.se.

Vi ser fram emot din ansökan!

Sökord: Officemanagement, Office Manager, Facility Manager, Relocation Manager, Projektledare, Koordinator

Fakta om företaget

Karriärhjälpen

Här hittar du tips och artiklar som hjälper dig i yrkeslivet. Lär dig hur man skriver ett personligt brev, får sitt CV att sticka ut eller förhandlar lön.

Rekryteraren: Här är de 5 vanligaste frågorna jag får i mitt yrke

Rekryteraren: Här är de 5 vanligaste frågorna jag får i mitt yrke

Funderingar om konkurrens i form av andra kandidater och frågor om företagets förmåner är något som Johanna Wadsten ofta får höra.

Här är 5 framgångstips – sammanfattat från 200 karriärböcker

Här är 5 framgångstips – sammanfattat från 200 karriärböcker

Niklas Alm har han sammanfattat några av de vanligast förekommande tipsen i böckerna som enligt många experter är nyckeln till framgång.

Egenskaperna som rankas högst när du söker jobb

Är du ansvarstagande, positiv och flexibel? Då är du en arbetsgivares dröm. Fackförbundet TCO har med hjälp av Statistiska Centralbyrån tagit reda på...

Så mejlar du rätt när du söker jobb

Så mejlar du rätt när du söker jobb

Med enkla knep går dina mejl från slafsiga till proffsiga. Här är Metrojobbs e-tikettskola. EXPERTENS TIPS